Quando un ospite arriva nella tua struttura, la legge impone di comunicarlo alla Questura tramite il portale Alloggiati Web — un invio legato all’arrivo, non da ripetere ogni notte del soggiorno. Non è una formalità amministrativa facoltativa: l’omessa o tardiva comunicazione è un illecito penale, non solo una multa — arresto fino a tre mesi o ammenda fino a 206 euro, ai sensi dell’art. 17 del TULPS (l’art. 109 non prevede una sanzione propria). Le tempistiche di invio — 24 ore dall’arrivo, o 6 ore per i soggiorni che non superano complessivamente le 24 ore — le trovi già spiegate nel dettaglio nella guida su check-in e identificazione dell’ospite. Quello che vale la pena approfondire qui è la parte che genera più errori concreti in reception: come funziona davvero il portale, come si ottengono le credenziali, cosa fare se il sistema è irraggiungibile, e perché le ricevute vanno conservate più a lungo di quanto sembri.
Chi è obbligato a usarlo
L’art. 109 del TULPS non riguarda solo gli hotel. Il testo, come riportato dalla Questura di Pistoia, si applica a “gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere”. La Circolare del Ministero dell’Interno n. 557 del 29 luglio 2005 ha chiarito esplicitamente che l’obbligo vale anche per chi esercita saltuariamente il servizio di alloggio e prima colazione (bed & breakfast), a prescindere da eventuali discipline regionali diverse. Restano esclusi solo i rifugi alpini iscritti negli appositi elenchi regionali.
Come ottenere le credenziali
Le credenziali di accesso non si ottengono con una semplice registrazione online: vanno richieste alla Questura della provincia in cui si trova la struttura, allegando la SCIA (o l’autorizzazione SUAP) e un documento d’identità del titolare o gestore. Le modalità di invio della richiesta — email, PEC, modulo cartaceo, consegna di persona — e i tempi di rilascio variano da Questura a Questura: conviene verificarli direttamente con quella competente, con un margine di anticipo prima dell’apertura, piuttosto che dare per scontata una procedura identica ovunque.
Come funziona il portale: due modalità di invio
L’accesso avviene su alloggiatiweb.poliziadistato.it, con utenza, password e una scheda di codici dispositivi fisica (16 gruppi di 4 cifre): al login il sistema chiede una cifra specifica di un gruppo scelto a caso, non l’intera scheda — un livello di sicurezza aggiuntivo pensato per non poter essere superato con la sola password rubata. Tre tentativi errati bloccano l’accesso e obbligano a reinserire le credenziali da capo.
Inserimento manuale
Per pochi ospiti al giorno, la scheda si compila direttamente online. Il sistema distingue tre casi: ospite singolo, capo famiglia o capo gruppo. Solo chi risulta ospite singolo, capo famiglia o capo gruppo deve fornire un documento d’identità completo di luogo e ente di rilascio. Un dettaglio che genera confusione in reception: per i familiari o componenti del gruppo aggiunti sotto un capo famiglia/capo gruppo, la schermata di inserimento non prevede campi per gli estremi di un documento — richiede solo cittadinanza, luogo e data di nascita, sesso, cognome e nome. Attenzione però a non leggere questo come un’esenzione generale dall’identificazione: è un fatto sulla schermata di trasmissione dei dati alla Questura, non una deroga certa all’obbligo di identificazione previsto in via generale dall’art. 109 per chi viene alloggiato. Sui casi dubbi, verifica con la tua Questura o con un legale prima di dare per assodata un’esenzione.
La data di arrivo inseribile è solo quella odierna o del giorno precedente: il portale non permette di registrare con largo anticipo né, superata quella finestra, di tornare indietro a una data più vecchia tramite questa modalità.
Invio file precompilato
Per volumi più alti, o per chi ha un gestionale collegato, è disponibile il caricamento di un file di testo con più schedine insieme. Il sistema valida ogni riga e segnala gli errori puntualmente — nella pratica, le cause di scarto più frequenti sono banali quanto frequenti: data di nascita non valida, tipo documento errato, comune di nascita errato. Se anche una sola riga è corretta, si può scegliere se inviare subito le schede valide e correggere solo quelle in errore, oppure annullare tutto e rimandare l’intero file dopo la correzione: non serve rifare da capo un intero lotto per un errore materiale isolato su poche righe.
Chi collega un gestionale esterno tramite integrazione automatica usa invece la Chiave Web Service (WSKEY), generabile dal proprio profilo. Un punto operativo poco intuitivo ma rilevante: ad ogni cambio password va rigenerata anche la WSKEY, altrimenti l’integrazione automatica smette di funzionare senza preavviso. Il sistema permette di generare un solo nuovo codice al giorno, quindi non è un problema risolvibile all’ultimo minuto — vale la pena rigenerarla subito dopo ogni cambio password, non quando ci si accorge che gli invii automatici si sono fermati.
Cosa fare se il portale non funziona
Il sistema può andare offline per manutenzione o sovraccarico, soprattutto nelle ore di punta. L’obbligo di comunicazione non si sospende per questo, ma esiste una via per non restare scoperti: se il disservizio è generalizzato — non un problema di connessione o di account solo tuo — contatta via PEC la Questura territorialmente competente, allegando i dati degli ospiti (anche in un file semplice, es. txt o un elenco) e indicando chiaramente nell’oggetto nome della struttura, titolare e utenza di accesso. Questa via vale per un’indisponibilità reale e diffusa del sistema, non per difficoltà di accesso individuali — motivo in più per non aspettare gli ultimi minuti prima della scadenza per accorgersi di un problema tecnico e dover gestirlo di corsa.
Se gestisci più strutture o appartamenti
La sezione “Appartamenti” non è disponibile di default per chiunque gestisca più unità: il manuale la riserva agli utenti specificamente abilitati a questa funzione — tipicamente chi gestisce un portafoglio di appartamenti o affitti brevi sotto un’unica utenza, più che una catena alberghiera con strutture e account separati. Se la tua situazione rientra in questo caso, puoi registrare ciascuna unità con descrizione, indirizzo e proprietario — il comune inseribile è limitato alla provincia della Questura di competenza. Ogni invio, sia manuale che da file, richiede di selezionare l’appartamento di riferimento; è disponibile anche un “file unico” che raggruppa schedine di più appartamenti in un solo caricamento, purché ciascuna riga porti l’ID dell’appartamento corretto. Un appartamento disabilitato non può essere riattivato: va reinserito da zero, quindi conviene disabilitare solo le unità davvero dismesse.
Le ricevute vanno conservate, non solo scaricate
Ogni invio corretto genera una ricevuta in PDF, firmata digitalmente con codice QR di verifica. Il manuale ufficiale è esplicito: la struttura “dovrà avere cura di conservare i suddetti files”. Alcune Questure sono più precise sul punto — la Questura di Napoli, ad esempio, specifica che i gestori sono tenuti a scaricare le ricevute e conservarle per 5 anni: un obbligo di conservazione distinto, e ben più lungo, dei 30 giorni in cui il file resta effettivamente scaricabile dal portale. Conviene quindi scaricare e archiviare le ricevute con cadenza frequente (settimanale, non mensile) e con un backup separato dal solo portale, invece di ridursi a ridosso della finestra di 30 giorni con un file che magari non hai ancora salvato.
Per un riscontro immediato sugli invii del giorno stesso, la sezione “Analisi Invii” del portale mostra l’elenco delle schedine trasmesse nella data corrente, con orario di invio e possibilità di ordinamento per nominativo.
Checklist operativa
- Verifica che il tuo tipo di struttura rientri nell’obbligo (quasi certamente sì, B&B occasionali inclusi).
- Se non hai ancora le credenziali, richiedile alla Questura di competenza con largo anticipo: modalità e tempi variano e non sono immediati.
- Non usare i pulsanti avanti/indietro del browser durante l’inserimento delle schedine — il portale lo sconsiglia esplicitamente, per il rischio di corrompere la sessione di invio.
- Per i familiari aggiunti sotto un capo famiglia/gruppo, la schermata di invio richiede solo i dati anagrafici (non gli estremi di un documento) — verifica comunque con la tua Questura se questo esenta anche dall’identificazione fisica, prima di darlo per scontato.
- Tieni a portata di mano il contatto PEC della tua Questura, per un eventuale disservizio generalizzato del portale vicino a una scadenza.
- Se usi un’integrazione via WSKEY, rigenera subito il codice dopo ogni cambio password.
- Scarica e archivia le ricevute con cadenza settimanale e conservale per 5 anni, non solo finché ti servono: restano disponibili sul portale solo per 30 giorni.
- In caso di invio massivo da file, correggi e rinvia separatamente solo le righe segnalate come errate, senza rifare da capo quelle già accettate.
Domande frequenti
Devo registrare anche i bambini o i neonati? Sì, senza eccezioni di età. Se viaggiano con un genitore o tutore registrato come capo famiglia, vengono aggiunti come familiari: la schermata del portale richiede solo i dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, cittadinanza, sesso), senza campo documento — questo riguarda cosa va trasmesso alla Questura, non necessariamente l’obbligo generale di identificazione.
Vale anche per un B&B o un affitto breve gestito saltuariamente? Sì. La Circolare del Ministero dell’Interno del 2005 lo chiarisce esplicitamente per chi esercita il servizio di alloggio e prima colazione anche in modo non continuativo, indipendentemente da eventuali normative regionali diverse.
Come ottengo le credenziali se apro una nuova struttura? Vanno richieste alla Questura della provincia in cui si trova la struttura, allegando SCIA (o autorizzazione SUAP) e documento d’identità del titolare/gestore. Modalità di invio e tempi di rilascio variano da Questura a Questura — verificali con quella competente con adeguato anticipo rispetto all’apertura.
Cosa faccio se il portale è irraggiungibile vicino a una scadenza? Se il disservizio è generalizzato (non solo tuo), contatta via PEC la Questura di competenza allegando i dati degli ospiti, con nome della struttura, titolare e utenza indicati chiaramente. Non vale invece come giustificazione una difficoltà di accesso individuale, ad esempio un problema di connessione locale.
Cosa rischio in concreto se dimentico o invio in ritardo una comunicazione? Per l’omessa o tardiva comunicazione, l’art. 17 del TULPS prevede la pena alternativa dell’arresto fino a tre mesi o dell’ammenda fino a 206 euro: è un illecito penale, non una sanzione amministrativa, anche se l’importo dell’ammenda in sé è modesto. Diverso — e da verificare caso per caso con un legale — è il trattamento di un errore materiale in una comunicazione comunque inviata nei tempi (un dato sbagliato, un refuso): non equivale automaticamente a un’omissione, ma non è detto che sia sempre irrilevante. Meglio non trattarlo come sinonimo della mancata comunicazione senza una verifica specifica.
Posso far gestire l’invio a un collaboratore o a un property manager esterno? Sì, l’invio materiale può essere delegato — anche tramite integrazione automatica con un gestionale, usando la Chiave Web Service. La responsabilità legale della comunicazione, però, resta comunque in capo al gestore o al titolare della struttura.
In sintesi
La scadenza (24 ore dall’arrivo, o 6 ore per i soggiorni che non superano complessivamente le 24 ore) è la parte più conosciuta dell’obbligo Alloggiati Web, ma non è quella su cui la maggior parte delle strutture inciampa: gli errori concreti nascono più spesso dalla gestione operativa — una ricevuta di qualche mese fa che sul portale non c’è più (va conservata per 5 anni, non solo scaricata quando serve), una WSKEY non rigenerata dopo il cambio password che blocca in silenzio l’invio automatico, credenziali richieste all’ultimo momento quando i tempi della Questura non sono immediati. Vale la pena presidiare questi dettagli prima che diventino un problema: la sanzione per l’omessa o tardiva comunicazione è penale, non solo amministrativa — anche se il trattamento di un semplice errore materiale in un invio comunque fatto nei tempi è una questione distinta, da verificare con un legale caso per caso, non da equiparare automaticamente. Per l’obbligo distinto — ma spesso confuso con questo — di identificare l’ospite “de visu” prima dell’accesso, vedi la guida su self check-in, identificazione e tempistiche di comunicazione. Per un altro adempimento verso la pubblica sicurezza legato all’accoglienza, vedi la guida sul CIN, Codice Identificativo Nazionale. Per il significato di termini come TULPS, consulta il glossario. Per un quadro aggiornato degli obblighi normativi in scadenza o in arrivo per le strutture ricettive, vedi anche il radar normativo.
